在评论中有很多读者已经指出了上边距设置为37mm是错误的。原因就是混淆了《党政机关公文处理工作条例》中“上白边”与办公软件中“上边距”的定义。为了解释这个区别并规范电子公文的使用，有关单位在2016年专门发布了《党政机关电子公文格式规范 第2部分：显现（GBT 33476.2-2016）》，但这个标准往往很多人根本不知道也不了解，而且很作者在宣传或者制作教程的时候，也是忽略了这个最重要的标准。在此，本文将依据这个标准对本教程进行修改，分享的模板也更新修改。也希望看到这个文章的朋友能够转发分享，纠正错误。同时感谢评论区读者的指正与评论。更新了所有的模板与分享方式方便获取。
——2025.6.4
好久没上知乎了，想不到这个文章能得到大家这么多关注，谢谢大家的关注。看了大家在评论区的讨论，不难发现在编辑公文过程中难免遇到各种问题，每个人也有自己处理问题的方法。殊途同归，原本就没有一成不变的模板，这篇文章初衷就是分享一些原理和技巧，以便帮助大家灵活地使用Word或WPS来解决面对的各种问题。——2025.3.21
在党政机关、国企央企办公室从事文书工作的同学，制作一份符合标准规范的公文是必备的技能，本文就是从原理上，指导大家如何熟练利用word软件为自己单位制作一篇符合规范的公文。
“认清和抓住了事物本质，就掌握了事物发展的必然性”——毛泽东
文章将从几个关键点与大家分享我的经验，希望能够帮助大家解决操作过程中遇到的实际问题。
一、页面布局
要求版心156mm×225mm，分22行，每行28字。
1、在页面布局中设置上边距34.58mm，下边距32.58mm，左边距28mm，右边距26mm，奇偶页不同，页脚20mm
2、文档网格设置勾选“指定行和字符网络”，每行28字，每页22行，字体设置中选择三号字。点击左下角绘图网格，设置网格垂直间距为10.39mm，这样页面设置就基本完成了。在视图选项卡中勾选“网格线”就能清楚看到整个文档的行列布局。。
3、正文段落格式设置为固定行距10.39mm（29.45磅）。
根据 GB/T9704—2012的规定,的一行指一个三号字加三号字字高的7/8的距离。一个三号字字高约为5.54mm,三号字字高的7/8约为4.84mm,,一行约为10.39mm。根据1磅=0.3527mm换算，行高约为29.45磅。这个内容在《党政机关电子公文格式规范 第2部分：显现（GBT 33476.2-2016）》附录A中有明确解释。
二、版头
版头最关键为设置机关标志的大小与设置分隔线位置。
版头内容之上而下包括：份号（1行）、密级（1行）、紧急程度（1行）、发文机关标志（至少2行）、2行空行、发文字号（1行）、分隔线（4mm）
所以版头至少需要9行（93.51mm）。
机关标志设置：
为方便排版，建议使用文本框输入机关标志。
1、机关标志基本高度（文本框高度）计算：
发文机关标志至少占2行，具体位置在第4行到6行，下边缘与第6行下边缘重合，因此：
基本高度=62.34mm（6行10.39mm*6）-35mm（与版心上边缘距离）-第一行上边缘与页边距距离2.42mm（字高的7/16）=24.92mm
具体效果为发文机关下缘与第六行下缘重合。
若多机关联合发文，需要要增加机关标志高度，则增加高度为行高（10.39mm）的整数倍，以达到醒目、美观、庄重的要求。
2、文本框宽度：按照版心宽度156mm设置。
如此设置，这可以保证首页正文正好排满整行。
3、文本框位置设置：
水平相对页边距居中，垂直距上边距72mm绝对设置，勾选锁定标记避免移动。
3、文本框形状格式
设置为无边框、无填充，文本距上下左右边距均为0保证直接到文本框边缘。
4、字体设置
按如下顺序设置参数
1、选择合适的字体大小（略小于段落行距避免被遮挡）；
2、设置段落格式为居中，固定行距等于文本框高度或略大于字体大小。
3、针对文字过多、过少等情况对字体缩放、间距等进行高级设置，使文字正好充满整个文本框。
例：文本框的高度24.92mm为，换算为70.65磅。
1.字体大小及设置为69磅（略小于段落行距避免被遮挡）。
2.发文机关标志的段落设置，为段落设置为居中对齐，固定行距70磅（一般略小于文本框高度）。
3.选中发文机关所有文字，打开字体设置对话框，对字符间距的缩放、间距、位置分别进行设置，以达到发文机关标志正好盛满整个文本框的效果。示例中这里“奇异果往事文件”这个标志缩放设置为80%，间距标准，位置下降1.41mm。
效果如下：
三、版头分隔线
发文字号之下4mm(11.34磅)处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。在《党政机关电子公文格式规范 第2部分：显现（GBT 33476.2-2016）》中则明确为“红色分割线上边缘至发文字号下边缘的距离为4mm”。
分隔线中线距离行的上边缘距离=4mm-文字下边缘距离行低端距离为2.42mm（字高的7/16）+分隔线中线距离分割线上边缘为0.53mm（分隔线宽度的1/2）=2.1mm
具体设置为：
1.在第九行下面插入一条横线，右键打开线条属性，颜色设置为红色，宽度建议3磅。
2.打开布局对话框，横线位置设置为水平相对于栏居中，垂直位置设置为行下侧绝对位置2.1mm，勾选“对象随文字移动”，文字环绕设置为“浮于文字上方”，大小设置为高度0，宽度156mm。
3.如果发现文字不在一行的正中间，可以选中文字，打开字体设置对话框，把字符间距位置设置为上升1mm。
四、版记
版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。
本文中版记采用在文末插入横线的方式设置：
1.在页面底端插入一条直线作为末条分隔线，将线条的粗细宽度设置为1磅（0.35mm），颜色设置为黑色。右键线条选择“其他布局选项”打开布局对话框，在“大小”对话框中将宽度设置为绝对156mm，高度0，在“位置”对话框中设置分隔线位置相对于“栏”水平居中对齐，绝对位置距离行下侧10.39mm。并勾选“允许重叠”，“对象随文字移动”，这样分隔线就可以跟着版记的移动而移动位置了。
2.以同样的方式在上方插入一条分隔线作为首条分隔线，位置则设置为距离行下侧0mm。
3.如有中间分隔线，以同样方式在相应行插入横线，但中间分隔线用细线，设置为0.75磅(高度约为0.25mm)
4.版记内容则按标准要求设置4号字，左右各空一个字即可。
五、页码
页码要求4号半角宋体阿拉伯数字，左右各放一条一字线，一字线距版心下边缘7mm（19.84磅），单页码居右空一字，双页码居左空一字。
1、在页面设置布局中勾选“奇偶页不同”
2、设置奇数页页码，插入普通页码，页码设置选择“-1-”，右对齐空一个字，4号宋体字
3、页脚底端距离设置为20mm
4、选中页码的文本框，位置设置为水平相对于栏右对齐，垂直距离下边距绝对位置1.58mm，文字环绕设置为“浮于文字上方”
页码文本框上缘距离下边距距离计算：
页码文本框上缘距离下边距距离=一字线距版心下边缘7mm-最后一行文字下边缘距离行低端距离为2.42mm（字高的7/16）-一字线与文本框上缘距离3mm（文本框高度6mm的1/2）=1.58mm。
此时页码中心横线距版心下边缘约为7mm，
5.同样设置偶数页页码。偶数页页码则是水平相对于栏左对齐。
注意上面提到所以版记要放在偶数页，也就是文件最后一页纸背面最后一行，例如行文是到第3页，正文最后添加分页符或空行，使版记放到第4页最末。
五、文末空白页页码
规范要求公文需双面打印，公文版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。
在例如正文正好在第2页末尾结束，版面空间不够放下版记，这时候因为上述要求，版记就要编排到第4页，版记前的第3也就为空白页，这种情况下，第3、4也就不需要编排页码。那该如何设置页码让前面有页码而后面没有呢？
这项设置很简单。只需要在正文末位插入一个分节符（下一页分解符），然后双击页脚编辑，分别将后面两个空白页的页脚属性中“链接到前一节”取消勾选，这样最后两页的页码就跟前面的页码取消关联，删除分别后面两页的页码即可。
取消勾选“链接到前一节”
插入分节符，取消页脚链接，删除页码
使用WPS作为办公软件的朋友可以参考另一篇文章《如何制作一篇符合标准党政机关公文（WPS版）》，这片文章则使用文本框的方式进行格式排版供大家参考。
（后续有时间继续完善，提供模板给大家下载）