天天用Word办公的人，肯定都受过批量排版、改文档的罪。几十页的文档手动调格式，几百份通知一个个改，又费时间还容易出错。
学会下面这些Word高级用法，能少做很多重复活，每一步都能直接跟着操作。
一、批量处理类 1分钟搞定1小时的活
批量改格式、清理文档是常遇到的麻烦，两个核心技巧就能搞定。
先说说查找替换的进阶用法，比单纯用来换文字好用多了。从网页上复制内容粘贴到Word里，往往满是乱码和多余空格，按Ctrl+H打开替换框就行：在“查找内容”里输^w（全角空格）或^s（半角空格），“替换为”那里空着，点“全部替换”，一下子就能清干净。
如果空行太多，就在“查找内容”里输^p^p，“替换为”里输^p，反复点“全部替换”，直到弹出“替换0处”的提示就停。
想统一日期格式，或者给特定文字改颜色，先点替换框里的“更多-格式”，设置好字体样式，再输替换内容，就能批量改好所有内容的格式。
邮件合并是HR、行政岗的必备技能，批量做录用通知、工资条特别快。
先准备好Excel表格：第一行写清楚字段名，比如姓名、部门、薪资这些，表格里别留空行，也别合并单元格。
然后在Word里点“邮件-选择收件人-使用现有列表”，导入Excel后选对对应的工作表，确认好要导入的数据范围就行。
把光标移到要填信息的地方，点“插入合并域”，选对应的字段就行。
要是不同职级的内容不一样，比如经理级有特殊提示，普通员工没有，就点“邮件-规则-如果那么否则”，按职级设置不同内容。
合并完成后，选“编辑单个文档”就能生成所有文件；想批量转PDF，就点打印，打印机选“Microsoft Print to PDF”，还能插入姓名域让文件名自动带姓名。
二、长文档排版 再也不怕格式混乱
做员工手册、论文的时候，常遇到页码乱、页眉不一样、章节编号改起来费劲的问题，靠分节符加多级列表就能解决。
比如封面不要页眉页脚，目录用罗马数字页码，正文要从1开始编号：先把光标放在封面最后，点“布局-分隔符-下一页分节符”；再把光标放在目录最后，重复一次插入分节符，这样文档就分成了三节。
双击页眉进入编辑模式，取消“链接到前一条页眉”，每一节的页眉页脚就互不影响了。最后封面直接删掉页眉页脚，目录设置成罗马数字页码，正文页码设为从1开始。
章节编号不用手动改，把标题样式和多级列表连起来就行：点“开始-多级列表-定义新的多级列表”，级别1连标题1（编号格式1）、级别2连标题2（编号格式1.1）、级别3连标题3（编号格式1.1.1），再勾选“重新开始列表于”，确保每章编号从1开始。
给标题套用对应的样式，编号会自动生成；移动章节后，全选文档按F9，编号就会自动更。
三、域功能 让文档自动更新
域功能能让文档自动更新，很多人都不知道。
比如合同里的日期，想让它打开就显示当天日期：点“插入-文档部件-域”（文档部件在“插入”选项卡的“文本”组里），类别选“日期和时间”，再选DATE，格式设为yyyy年M月d日，确定后按F9，日期就变成当天的了；要是想让日期固定不变，就选CREATEDATE域。
图表编号也能自动同步：插入图片后右键点“插入题注”，新建标签“图”，勾选“包含章节号”，编号格式选1.1。
文档里要引用图表时，点“引用-交叉引用”，选引用类型“图”，再选对应的题注就行。要是调整了图片顺序，全选文档按F9，所有引用的编号都会自动跟着变。
四、宏编程 一键解决重复性噩梦
宏能一键完成重复操作，比如批量清理格式，听起来好像很难，其实操作很简单，步骤记好。
先开启开发工具：点“文件-选项-自定义功能区”，勾选“开发工具”就行。然后点“开发工具-宏”，给宏起个名字，比如“清理格式”，再点“录制”。
接下来全选文本，清除格式，设置好字体（比如微软雅黑12号）和行距（比如1.5倍），最后点“停止录制”。保存文档的时候，要选“docm”格式，这个格式才能启用宏。以后再想清理格式，直接点“开发工具-宏”，选之前建的名字运行就行。
要是想批量改多个文档里的内容，比如公司名称变更，就点“开发工具-Visual Basic”，把现成代码粘进去，改一下旧名称和新名称，运行后选要改的文档，就能自动批量替换并保存。
附一个简单的清理格式代码：
Sub 清理格式() Selection.WholeStory:
Selection.ClearFormatting: Selection.Font.Name = "微软雅黑": Selection.Font.Size = 12: End Sub
复制过去就能用，想改字体的话，把“微软雅黑”换成自己需要的就行。
五、高级表格技巧 HR和行政必备
做薪资表、考勤表，这三个技巧能省不少时间：批量调列宽，选中整个表格，右键点“自动调整”，选“根据内容调整”或“根据窗口调整”；想手动微调列宽的话，按住Alt键再拖列的边线，能精准对齐。
长表格跨页后，表头会消失，这样设置就能让每页都显示表头：选中表头行（需要多选的话按住Ctrl键），点“表格工具-布局-属性-行”，勾选“在各页顶端以标题行形式重复”；同时取消“允许跨页断行”，避免一行内容被拆到两页上。
表格里的数值不用手动算，Word能自动算：把光标放在要显示结果的单元格里，点“表格工具-布局-公式”，薪资表常用的公式有两个，一个是=SUM(ABOVE)（算上方所有单元格的和），另一个是=D2-E2-F2（比如应发工资减社保再减个税），输完公式回车就出结果；要是改了数据源，按F9就能更新结果。
六、几个超实用的小技巧
再分享几个常用的快捷键和小技巧：
Ctrl+* 能显示编辑标记，空格、分节符这些看不见的符号都能显示出来，方便找问题；Shift+F9 能切换域代码和结果，编辑域的时候肯定能用得上。
Ctrl+Shift+Z 一键清除文本格式，复制来的乱格式文字用它就行。
常用的文本，比如公司简介，选中后点“插入-文档部件-保存到文档部件库”，以后一键就能插入。
这些技巧都是平时用Word总结出来的实战经验，能覆盖批量处理、排版、自动化这些核心需求。练熟了这些，80%的Word难题都能解决。
操作的时候要是找不到某个功能，或者卡壳了，评论区留个言，我直接告诉你怎么弄。