上周帮朋友公司整理报销凭证，财务李姐手里攥着一沓加油票叹气：“这月光退回的不合规发票就有12张，有的没写‘成品油’，有的数量栏填‘1’却没标单位，员工还觉得是故意刁难。”其实不光她这儿，北京税务服务大厅12月刚开的政策解读会上，工作人员特意强调，从12月1日起，加油票报销要卡紧两个关键项，少一项都不能用，连“私车公用”的报销也多了新要求。
很多上班族平时加油随手开票，报销时才发现发票不合格，来回跑加油站重开不说，还耽误报销进度。更麻烦的是企业，要是用了不合规发票，不仅不能税前扣除，还可能被税局盯上。2025年最新的政策里，国家税务总局把加油票的合规标准写得明明白白，今天就用北京的实际案例，帮大家把“报销门槛”和“避坑要点”讲透，以后开票、报销都不用慌。
一、先看“身份标识”：这3类发票必须有“成品油”3个字
北京税务部门12月发布的《成品油发票报销指引》里明确，2025年12月起，3类加油票左上角必须印着“成品油”三个字，少一个都不行。可很多人没注意这点，拿了没标字的发票去报销，结果被财务打回。
第一类是增值税专用发票。做建材生意的王老板，12月5号给公司货车加油，加油站开的专票没印“成品油”，财务退回时他还纳闷：“以前开的专票都能用，怎么现在不行了？”后来去加油站重开才知道，按国家税务总局2024年第15号公告，成品油专票必须通过“成品油发票开具模块”开具，系统会自动在左上角标注“成品油”，没这三个字的，根本不是合规的成品油发票，自然不能报销。
第二类是增值税普通发票（折式）。上班族小张12月中旬加了200元油，拿的折式普票没标“成品油”，财务告诉他：“这种票连进项税都没法抵扣，更不能入账。”北京税务局的工作人员解释，折式普票和专票一样，都要走成品油开票模块，“成品油”三个字是区分“成品油发票”和“其他商品发票”的关键，没标的话，就算写了“汽油”，也不算合规的加油报销凭证。
第三类是电子普通发票。现在北京80%以上的加油站都开电子票，可还是有人踩坑。做电商的刘女士12月10号线上开的电子票，截图保存时没注意左上角，报销时才发现没“成品油”三个字，联系加油站重开，对方说“开错的票要先红冲，得等3个工作日”，害得她当月报销没赶上。这里要提醒大家，开电子票后一定要先核对左上角，确认有“成品油”再保存，避免后期麻烦。
不过也有例外，增值税普通发票（卷式）不用标“成品油”。像出租车司机师傅加完油拿的卷式票，就算没这三个字，只要其他信息合规，也能报销。北京税务局的指引里特意提到这点，就是为了方便小额、高频的加油场景，大家不用看到卷式票就慌着重开。
二、再查“核心信息”：数量填“0”、单位写“瓶”，一律退回
除了“成品油”标识，加油票上的“数量”和“单位”也是12月起的严查项。国家税务总局2018年就发布过《关于成品油消费税征收管理有关问题的公告》，2025年12月北京税务部门加强了核查力度，数量为“0”、单位不是“吨”或“升”的发票，财务收到后必须退回，没得商量。
先看数量栏，必须填正数，红字发票除外。北京某广告公司12月收到一张加油票，数量栏写“0.5”，单位是“箱”，财务直接退回。公司会计小周解释：“成品油发票的数量得是实际加油量，而且得用‘吨’或‘升’做单位，写‘箱’‘桶’都不行，更别说数量填‘0’了，那相当于没加油，怎么能报销？”后来员工去加油站重开，把数量改成“35升”（一箱汽油约35升），单位标“升”，才通过审核。
再看单位栏，只能是“吨”或“升”，没有第三种选择。做物流的赵师傅12月给公司货车加油，加油站开的票单位写“车”，数量填“1”，财务说“这票连油加了多少都没说清，根本没法入账”。赵师傅只好跑了20公里回加油站重开，把单位改成“吨”，数量填“0.08”（货车一次加80升，约0.08吨），才顺利报销。这里要注意，不同油品的换算关系要清楚，比如1吨汽油约等于1388升，1吨柴油约等于1176升，开大额加油票时，单位用“吨”更方便，但一定要算对数量。
还有个容易被忽略的点，购买方纳税人识别号必须填对。如果是企业报销，发票上必须写企业的纳税人识别号，漏填或填错的，就算其他信息都对，也不能报销。北京某初创公司12月有3张加油票因为纳税人识别号少写一位，全被退回，会计小林说：“现在开票前都会让员工先核对公司税号，记不住的话，直接存在手机里，开票时给加油站看，避免填错。”
三、公司没车想报销？12月起，少了“租车协议”不行
很多中小企业没有公车，员工开私家车办公，12月起想报销加油费，光有合规发票还不够，必须有《私车租赁协议》，不然税局会认定为“虚开发票”，不仅不能税前扣除，还可能罚款。北京税务服务大厅12月接待的咨询里，有20%都是问“私车公用怎么报销”的，工作人员用实际案例讲清了要求。
北京某咨询公司12月有5名员工报销私车加油费，共8600元，因为没签《私车租赁协议》，被税局要求补税。公司财务张姐说：“之前以为有发票就能报，没想到还要协议，最后不仅这8600元不能税前扣除，还多缴了2150元企业所得税（按25%税率算）。”后来公司和员工补签了协议，约定每月租金500元，员工去税务局代开租金发票，之后的加油费报销才合规。
协议里有3个关键信息不能少。第一个是租赁期限，要明确从几月到几月，不能写“长期”；第二个是租金，不能是0元，北京税务局建议按市场公允价定，比如每月300-800元，具体看车型；第三个是费用承担，要写清加油费、过路费由公司承担，停车费、维修费由个人承担，避免后期纠纷。做设计的小孙12月和公司签了协议，每月租金500元，代开租金发票时缴了25元个税（按1.5%核定征收），他说“虽然多花了25元，但加油费能正常报销，比自己承担划算”。
还有个细节要注意，加油费要和用车记录对应。北京税务局建议企业留存“私车公用”的用车台账，记录每次用车的时间、地点、事由，比如“12月5日，去朝阳区拜访客户，往返50公里，加油30升”。这样就算税局查账，也能证明加油费是为了公司业务，不是个人消费。某科技公司12月就因为台账齐全，顺利通过了税局的专项核查，没出现任何问题。
四、加油卡发票报销：12月起，“预付卡”不能直接抵税
很多企业会买加油卡给员工用，12月起，加油卡的发票报销也有新要求。北京税务部门12月的政策解读会上明确，买加油卡时开的“预付卡发票”（不征税发票），不能直接作为税前扣除凭证，必须等实际加油后，换开增值税专用发票或带消费明细的普通发票，才能报销抵税。
先看买卡时的发票，只能开“不征税发票”。北京某餐饮公司12月买了10张1000元的加油卡，加油站开的发票税率栏写“不征税”，财务小李没注意，直接入账抵税，被税局提醒后才知道，这种预付卡发票只能证明买了卡，不能证明实际加了油，所以不能税前扣除。后来公司让员工加油后，凭加油卡记录去加油站换开了带“成品油”标识的专用发票，才完成抵税。
再看换开发票的要求，必须在实际加油后30天内换开。做工程的郑先生12月用加油卡加了5000元油，忘了换开发票，过了一个月才去，加油站说“超过30天，系统没法调取消费记录，不能换开”，最后只能自己承担这5000元的税。北京税务局建议，企业可以安排专人每月统计加油卡消费记录，提醒员工及时换开发票，避免错过期限。
还有种情况要注意，小规模纳税人不用换开专票。如果企业是小规模纳税人，买加油卡后，凭“预付卡发票”和实际消费明细，就能税前扣除，不用特意换开专票。北京某便利店是小规模纳税人，12月用加油卡加了2000元油，财务直接用预付卡发票和消费小票入账，顺利通过了税局的核查，省了不少麻烦。
五、12月报销避坑：这3个错误，90%的人还在犯
虽然12月的新规已经实施，但还是有很多人因为不懂政策，犯了低级错误，导致发票被退回。北京税务部门12月总结了3个高频错误，大家一定要避开，别让合规的加油费报不了。
第一个错误是“笼统开票”，只写“加油费”，不写具体油品。北京某教育公司12月收到一张发票，货物名称写“加油费”，没写“92号汽油”或“0号柴油”，财务直接退回。会计小王解释：“成品油发票要写清具体油品，不然没法判断是不是用于公司业务，税局也不认可。”后来员工去加油站重开，把货物名称改成“92号汽油”，才通过审核。
第二个错误是“发票章盖错”，盖财务章或公章，没盖发票专用章。做外贸的陈女士12月拿的加油票盖了财务章，财务说“只有盖发票专用章的发票才合规，盖其他章都不行”。陈女士只好联系加油站，让对方在旁边补盖了发票专用章，才顺利报销。这里要提醒大家，拿到发票后先看章，盖错的话当场让加油站重盖，别等回来才发现。
第三个错误是“替票报销”，用别人的加油票充数。北京某软件公司12月有个员工，自己没加油，拿朋友的加油票报销，被财务发现后，不仅没报成，还被公司通报批评。财务总监老杨说：“现在税局的系统能联网核查发票流向，谁开的票、给谁用的，一查就知道，替票很容易被发现，风险太大了。”企业也应该加强审核，让员工在发票上备注用车事由，避免替票。
现在12月都过了快一半，很多企业已经开始按新规审核加油票，没“成品油”标识、数量单位不合规的发票，财务都会直接退回。其实只要开票时多核对一下信息，“私车公用”提前签好协议，加油卡及时换开发票，就能顺利报销，不用来回折腾。
你12月有没有遇到过加油票报销被退回的情况？是因为缺“成品油”标识，还是数量单位不合规？欢迎在评论区分享你的经历，一起避开报销坑。
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