做表格时反复输入相同内容、格式调半天还乱？尤其 HR 录员工信息、财务整理数据时，光录入就耗掉半天时间！今天分享 2 个超实用的 Excel 技巧，新手也能立马上手，效率直接翻倍～
技巧 1：做个下拉菜单，再也不担心输错
适用场景：录入固定选项（比如性别、部门、学历、合同类型），避免手滑输错 “男 / 女” 写成 “难”，或 “市场部” 写成 “市埸部”。
具体步骤（附操作细节）：
1. 先选要加下拉的单元格（比如 A2:A100，用来录 “员工部门”）；
2. 顶部点【数据】→找到【数据验证】（老版 Excel 叫 “数据有效性”，位置一样）；
3. 弹出框点【设置】，“允许” 那里选 “序列”；
4. 关键一步：“来源” 里填选项，比如 “行政部，市场部，技术部，财务部”（注意用英文逗号！），如果选项已经存在表格里（比如 C2:C5），直接填 “C2:C5” 更方便；
5. 点【确定】，单元格旁边会出现小箭头，点一下就能选，再也不用手动输！
举个栗子：HR 录 50 个员工的 “学历”，用下拉菜单 3 分钟搞定，还不会出现 “大专”“大学专科” 这种格式不统一的问题，后续统计超省心～
技巧 2：Ctrl+E 快速填充，比复制粘贴还快
适用场景：要把已有数据改成新格式，比如从 “张三 13800138000” 里提手机号、从身份证号里提出生日期、把 “20250911” 改成 “2025-09-11”。
拿 “提手机号” 举例，3 步搞定：
1. 假设 A 列是 “姓名 + 手机号”（比如 A2 是 “张三 13800138000”），要在 B 列单独放手机号；
2. 先在 B2 手动输对第一个手机号 “13800138000”（就输这一个，后面让 Excel 自己干）；
3. 选中 B2 单元格，按快捷键【Ctrl+E】—— 没错！就这一下，下面所有行的手机号都会自动提取出来，比复制粘贴快 10 倍！
️ 避坑提醒（新手必看）
1. 用 Ctrl+E 前，一定要确保前 1-2 个单元格格式是对的，比如提手机号时，B2 必须准确输对 11 位数字，Excel 才能识别规律；
2. 如果结果错了（比如多提了个 “张” 字），先看 A 列数据格式是不是统一，比如有的是 “张三 138XXX”，有的是 “李四 139XXX”（多了空格），手动改对前 2 个再按 Ctrl+E 就行；
3. 老版 Excel（2013 及以前）没有 Ctrl+E 功能，建议升级到 2016 及以上版本，效率直接拉满～
最后问一句
你平时录 Excel 时，最头疼的是重复输入还是格式混乱？评论区说说你的痛点，下次教你对应的解决办法！觉得有用的话，点赞收藏，下次做表格直接翻出来用～